Proses pelatihan dapat dipandang sebagai suatu sistem, sistem yang dimaksud dapat dipahami sebagai suatu siklus dengan pase-pase yang saling berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. Pase-pase tersebut berhubungan dengan langkah-langkah yang biasa digunakan orang yang ingin memecahkan suatu permasalahan.

Pase Pokok dalam Penyelenggaraan Pelatihan

1. Proses analisa untuk menentukan kebutuhan
2. Perancangan pendekatan pelatihan
3. Pengembangan materi dan perlengkapan pelatihan
4. Pelaksanaan pelatihan
5. Evaluasi dan upaya memperbaiki pelatihan

Pase-pase pokok ini merupakan siklus yang berkesinambungan, setelah seluruh proses pelatihan selesai sampai pase kelima, maka pase kelima memberikan masukan kembali ke pase pertama, begitu siklus ini terus berlangsung.

Untuk lebih jelasnya siklus pelatihan ini dapat dilihat pada gambar berikut :

1. Proses Analisis untuk Menentukan Kebutuhan Pelatihan

Pase ini adalah salah satu pase yang sangat dibutuhkan dalam penyelenggaraan suatu pelatihan. Pase ini memiliki dua tujuan utama :

1. untuk menentukan bahwa pelatihan yang diadakan dibutuhkan oleh pihak lain,
2. untuk meyakinkan bahwa penyelenggaraan suatu pelatihan arus didasarkan atas identifikasi kebutuhan pasar yang sangat jelas.

Beberapa langkah penting dalam pase ini adalah :

• Mengidentifikasi permasalahan (yang dihadapi organisatoris) dan menentukan apakah pelatihan adalah cara terbaik untuk memecahkannya. Istilah yang sering dipakai untuk kegiatan ini adalah “need assessment”
• Menganalisa tugas dan jenis keterampilan apa yang dibutuhkan oleh peminat dalam menjangkau suatu jabatan tertentu dan bagaimana melaksanaan fungsinya di tempat kerja masing-masing.
• Mengidentifikasi kriteria (persyaratan) perserta yang akan diizinkan untuk mengikuti suatu pelatihan tertentu.

2. Perancangan Pendekatan Diklat

Pase ini diperuntukkan untuk mendesain strategi apa yang akan dilakukan dalam sebuah pelatihan, pase ini tentunya membutuhkan data yang akurat dan bisa dianalisa dari hasil analisis pase pertama.

Tugas-tugas Penting dalam Pase ini

• Merumuskan tujuan pembelajaran atau kompetensi yang akan dijadikan dasar pengembangan kurikulum pelatihan.
• Menentukan metode pelatihan yang terbaik atau yang paling cocok.
• Memilih media yang terbaik untuk pelatihan.
• Mengidentifikasi butir-butir tes (baik untuk preetest atau postest)
• Mengorganisir pelatihan dengan membuat penjadualan pelatihan, berapa hari pelaksanaan dan bagaimana rangkaian-rangkaian kegiatan yang dipadukan dalam suatu pelatihan.

3. Pengembangan Materi dan Perlengkapan Diklat

Pase ini merupakan pase pengembangan dari pase sebelumnya dengan menarik garis-garis besar dari pelaksanaan pelatihan yang dihasilkan dari pase perancangan, untuk diformulasikan ke dalam seperangkat materi dan perlengkapan pelatihan yang lengkap, dan apabila diterapkan akan dapat menghasilkan tujuan dan kompetensi pelatihan yang diinginkan.

Tugas-tugas Penting dalam pase ini

• Rencana pembelajaran (lesson plan) yang akan digunakan oleh para pelatih, disediakan sebagai acuan untuk mengembangkan materi dan perlengkapan pelatihan lainnya.
• Materi dan perlengkapan bagi peserta pelatihan seperti teks bahan ajar (modul), teks perintah yang terprogram dan handout.
• Alat bantu latihan (audiovisual aids) seperti film, slide, flipchart, transparansi dan sebagainya.
• Lembaran tes yang didasarkan kepada butir-butir tes yang telah diidentifikasi pada pase perancangan.
• Lembaran evaluasi

Pengembangan pase materi dan perlengkapan pelatihan bukanlah hanya meliputi hal-hal yang disebutkan di atas. Pase ini juga meliputi kegiatan sebagai berikut :

• Membuat daftar susunan atau rangkaian logistik dan perlengkapan administrasi yang dapat dikembangkan menjadi hal-hal yang detail.
• Memilih dan menyiapkan pelatih
• Merangkum segala keterangan aktifitas atau langkah kegiatan pelatihan ke dalam bukut petunjuk yang lengkap.
• Menyaring materi dan perlengkapan pelatihan yang masih ada dan menemukannya, apakah masih layak untuk dipakai.
• Mensyahkan pelaksanaan pelatihan serta materi dan perlengkapan pelatihan sebanyak mungkin sesuai dengan prioritas dan aktifitas langkah kegiatan yang sebenarnya.

4. Pelaksanaan Pelatihan

Seluruh upaya yang telah dilakukan pada pase-pase sebelumnya, maka pase ini merupakan pase yang menentukan. Peranan penyelenggara saat ini adalah memberi petunjuk, mengadakan pendekatan dengan peserta, mengikuti aktivitas peserta, mengkoordinasikannya dengan arti lain melayani peserta dengan memberikan fasilitas yang diperlukan.

Tugas Penting dalam Pase ini adalah :

• Memelihara ketersediaan logistik
• Mencatat kemajuan-kemajuan yang dicapai peserta
• Mengevaluasi ketepatan pelaksanaan pelatihan sesuai dengan perencanaan
• Mengevaluasi penampilan dari para pelatih
• Melakukan penyesuaian bila diperlukan

5. Evaluasi dan Upaya Memperbaiki Pelatihan

Pase ini juga merupakan pase yang amat penting, pelatihan yang baik harus terus diupayakan menjadi pelatihan yang lebih baik, divalidasi, diperbarui dan kemudian diperbaiki berulang-ulang. Pase ini menghendaki pencapaian sasaran-sasaran pelatihan yang dikehendaki dalam waktu yang telah ditentukan. Materi dan perlengkapan yang dipakai dalam jangka waktu yang lama tanpa dilakukan peninjauan akan tertinggal atau akan menjadi usang. Setiap kali pelatihan dilaksanakan diikuti pula dengan upaya untuk menyempurnakannya.

Kegiatan-kegiatan dalam pase ini meliputi :

• Evaluasi pelatih terhadap pelatihan
• Evaluasi peserta (alumni pelatihan) terhadap pelatihan yang diikutinya
• Evaluasi tiga komponen pelatihan (penyelenggara, pelatih dan peserta) terhadap pelaksanaan pelatihan yang diadakan
• Evaluasi lapangan untuk menentukan apakah peserta (alumni pelatihan) memiliki unjuk kerja yang baik di tempat kerja mereka