Ice Breaking dan Orientasi Pelatihan

1. Pendahuluan

 

Sudah menjadi kebiasaan di setiap pelatihan, ketika memulai melaksanakan sebuah training (latihan) terlebih dahulu dimulai suatu segmen peleburan dan pendahuluan yang kemudian dikenal dengan “Ice Breaking dan Orientasi”.

Secara sederhana kedua istilah ini tidak dapat dipisahkan secara jelas, keduanya ibarat dua mata uang logam yang menyatu pada satu kesatuan arti dan mempunyai makna yang sangat signifikan terhadap kesuksesan  dan tercapainya target sebuah pelatihan. Dengan kata lain tak heran bila orientasi dan ice breaking menjadi momok yang selalu dibicarakan di antara pengelola training sebagai penentu kesuksesan pelatihan di hari-hari berikutnya.

Pada tulisan yang singkat ini, untuk menjelaskan secara detail mengenai ice breaking dan orientasi, penulis sengaja memisahkan antara dua istilah ini. Hal ini bukan dimaksudkan untuk memisahkan makna keduanya, tapi hanya sekedar sistematisnya pembahasan.

2. Ice Breaking

  1. Pengertian

Ice Breaking adalah padanan dua kata Inggris yang mengandung makna “memecah es”. Istilah ini sering dipakai dalam training dengan maksud menghilangkan kebekuan-kebekuan di antara peserta latihan, sehingga mereka saling mengenal, mengerti dan bisa saling berinteraksi dengan baik antara satu dengan yang lainnya. Hal ini dimungkinkan karena perbedaan status, usia, pekerjaan, penghasilan, jabatan dan sebagainya akan menyebabkan terjadinya dinding pemisah antara peserta yang satu dengan yang lainnya. untuk melebur dinding-dinding penghambat tersebut, diperlukan sebuah proses ice breaking.

            2. Tujuan

Tujuan dilaksanakan ice breaking ini adalah :

a.    Terciptanya kondisi-kondisi yang equal (setarap) antara sesama peserta dalam forum training.

b.    Menghilangkan sekat-sekat pembatas di antara peserta, sehingga tidak ada lagi anggapan si anu pintar, si anu bodoh, si anu kaya, si anu bos dan lain sebagainya, yang ada hanyalah kesamaan kesempatan untuk maju.

c.    Terciptanya kondisi yang dinamis di antara peserta

d.    Menimbulkan kegairahan (motivasi) antara sesama peserta untuk melakukan aktivitas selama training berlangsung.

3. Metode

Banyak metode yang dapat dilakukan dalam ice breaking ini, di antaranya :

a.    Metode Ceramah, pelatih melakukan terlebih dahulu ceramah pembuka yang pada hakikatnya menjelaskan tentang beberapa hal, antara lain : pentingnya kesatuan dalam suatu komunitas, persamaan hak di antara sesama peserta, perlakukan yang sama,  tim building, kesadaran potensi, kerjasama antar kelompok dll.

b.    Metode Studi Kasus, yaitu memberikan kesempatan kepada peserta untuk ikut andil memecahkan persoalan-persoalan praktis sehari-hari yang ditawarkan oleh pelatih, tujuannya adalah ;

–       Untuk melihat potensi awal yang dimiliki masing-masing peserta baik dari segi afektif, kognitif maupun psikomotornya.

–       Membiasakan peserta untuk berinteraksi dengan kelompoknya yang baru, dengan bertanya, menanggapi atau mengamati peserta lain.

–       Memberikan pengertian bahwa sejak hari itu mereka akan menjadi sebuah keluarga (sanak famili) sampai kapanpun.

c.    Metode Sinetik, yaitu sebuah metode pengembangan sumbang saran, dimana dalam suatu pemecahan masalah dipadukan berbagai pendapat dari berbagai disiplin ilmu sehingga memunculkan solusi yang lebih kreatif terhadap persoalan yang muncul.

d.    Metode Lorong Penuh Liku, metode ini dimulai dari membaca beberapa halaman dari buku, kemudian dipaksa untuk membuat keputusan. Berdasarkan keputusan itu peserta diinstruksikan untuk membuka pada suatu halaman tertentu yang telah disusun secara acak. Kemudian diberikan sebuah skenario yang berdasarkan keputusan yang telah dibuat dan keputusan lebih lanjut akan mengirim anda ke halaman muka atau halaman-halaman belakang dari buku, sampai akhirnya peserta keluar dari lorong-lorong tersebut, mungkin setelah melakukan beberapa langkah-langkah yang salah. (untuk penggunaan teknik ini, pelatih harus terlebih dahulu mempersiapkan bahan-bahannya).

e.    Metode Simulasi dan Permainan, metode ini merupakan metode yang paling mudah dilakukan, pelatih mempersiapkan beberapa permainan yang bertujuan untuk memecah kebekuan (ice breaking games) peserta. Permainan ini banyak sekali bentuknya, di antaranya adalah ; permainan lempar kokarde, pesan berantai, ziq-zaq dan lain-lain. Tujuan simulasi ini adalah :

–    Terciptanya keakraban di antara peserta.

–    Masing-masing peserta dapat menghafal nama dan beberapa identitas penting peserta lainnya.

–    Tertanamnya anggapan bahwa mereka adalah satu kesatuan (solidaritas) “bila satu sakit, yang lain akan ikut merasakannya”.

4. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Ice Breaking

1.    Seorang pelatih haruslah mempunyai naluri (feeling) khusus yang kuat ketika melakukan proses ice breaking. Ia harus tahu saat peserta sudah lebur atau belum dan masih harus dileburkan. Ketika peserta belum lebur namun ice breaking sudah dihentikan, hal ini akan menyusahkan sewaktu penyajian materi berikutnya.

2.    Saat melakukan ice breaking, seorang pelatih harus sudah dapat mendeteksi, (minimal beberapa orang dari peserta sudah masuk dalam memorinya) tentang potensi awal, sikap, sifat dan “karakteristik special” seorang peserta.

3.    Waktu yang disediakan untuk melakukan ice breaking sangat kondisional, tergantung kepada tingkat keleburan peserta. Ada peserta yang mudah lebur dan ada yang sulit lebur, karena perbedaan pendidikan, latar belakang, dll yang sangat signifikan. Oleh karena itu seorang pelatih harus mempunyai beberapa “jurus simpanan” yang harus dikeluarkannya bila peserta sulit mengalami peleburan antara satu dengan yang lainnya.

4.    Menimbulkan kesan positif, seorang pelatih haruslah dipandang oleh peserta dalam pandangan yang positif, baik dari segi pendapat, sikap, sifat dan interaksinya dengan peserta, karena tidak menutup kemungkinan nanti seorang pelatih akan menjadi tempat “curhat” paling dipercaya bagi peserta yang mengalami persoalan-persoalan khusus.

 

2.  Orientasi

1.    Pengertian

Orientasi yang dimaksudkan disini adalah suatu proses pemberian pemahaman kepada peserta, tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan latihan yang sedang diadakan. Pada hakikatnya orientasi yang dilakukan pada saat pelatihan adalah berusaha menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu :

a.      Sedang apa mereka (para peserta) dalam acara ini ?

b.      Apa yang mesti mereka lakukan ?

c.      Hal-hal apa saja yang akan mereka temui ?

2.    Tujuan

Adapun tujuan dilakukan orientasi ini adalah :

a.    Menghilangkan kebingungan peserta tentang apa yang sebenarnya mereka ikuti.

b.    Meluruskan motivasi awal mereka untuk mengikuti pelatihan tersebut

c.    Memberikan pemahaman tentang hal-hal apa saja yang mesti mereka lakukan selama mengikuti pelatihan tersebut

d.    Memberikan gambaran ringkas tentang hal-hal yang akan mereka temui selama mengikuti pelatihan  (dengan tidak memberitahu hal-hal yang sangat rahasia/esensil).

e.    Memunculkan komitmen dan kesediaan mereka untuk mengikuti acara ini dari awal hingga akhir dengan penuh perhatian dan kesadaran diri.

  3.   Metode

Metode yang dapat digunakan dalam melakukan orientasi adalah ceramah dan diskusi. Ceramah dimaksudkan untuk menjelaskan kepada seluruh peserta tentang :

a.    Apa sebenarnya pelatihan yang sedang berlangsung, tujuan, target, kedudukan panitia, tugas dan wewenang pelatih, organisasi pelatih, ruangan-ruangan yang ada di tempat diselenggarakannya pelatihan yang boleh dan tidak boleh peserta masuk ke dalamnya.

b.    Tugas-tugas terstruktur, resume, sistem penilaian peserta, aspek-aspek (ranah) penilaian, bobot penilaian, dispensasi izin dan kriteria lulus peserta.

c.    Seluruh hal-hal yang berkenaan dengan proses pelatihan (asal tidak hal-hal yang paling esensial dan rahasia dalam pelatihan tersebut)

   4.   Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Orientasi

a.    Setiap peserta tentunya mempunyai motivasi masing-masing untuk mengikuti pelatihan, motivasi awal ini ada yang baik dan ada yang perlu diluruskan. Dalam orientasilah sebaiknya motivasi awal setiap peserta diluruskan dan diarahkan.

b.     Sewaktu melaksanakan orientasi, hendaklah diungkapkan dengan sejelas-jelasnya apa saja mengenai pelatihan yang akan mereka ikuti, layani setiap pertanyaan yang muncul dan jelaskan apa adanya, jangan memanipulasi keadaan.

c.     Waktu yang disediakan untuk orientasi tergantung kepada keadaan, namun untuk memudahkan ; jika peserta tidak meragukan lagi (tidak muncul lagi pertanyaan) saat itu orientasi dapat dinyatakan selesai.

d.    Waktu akan mengakhiri orientasi, semua peserta dapat diikat dengan satu komitmen yang disampaikan secara lisan satu persatu bahwa mereka siap dan bersedia menjadi peserta pelatihan tersebut. Jika ada yang tidak mau menyatakan komitmennya, sebaiknya peserta tersebut mengundurkan diri dari awal.